Classement des archives dans les communes et EPCI

OPÉRATIONS CONCERNÉES
Toutes opérations portant sur les fonds d’archives publiques des communes et EPCI (documents papier et électroniques) : structuration, classement, conservation, tri, éliminations, réglementaires, communication au public, mise en valeur, etc.

NIVEAU D'INTERVENTION OU DESCRIPTION DES INTERVENTIONS

• Contact téléphonique ou par mail.
• Informations sur le cadre juridique, le contexte réglementaire, les procédures administratives, les délais de conservation et le sort final des documents, les délais de communicabilité au public.
• Conseils scientifiques et techniques généraux.
• Envoi de documentation selon besoins (voir fiches conseil).

Visite sur site :

• Etat des lieux du classement de la totalité du fonds.
• Préconisations pour son traitement par priorités.
• Assistance pour le classement, le tri et l’organisation des dossiers courants dans les secrétariats (conformément au tableau de gestion fourni par les archives départementales).
• Sensibilisation des services producteurs aux bonnes pratiques en matière d’archivage.
• Aide à la bonne tenue des registres de délibérations et arrêtés du maire (fiche conseil).
• Accompagnement pour la préparation des éliminations réglementaires de documents dont l’utilité est échue.
• Accompagnement pour la gestion des archives numériques (classement, gestion des courriels, des documents numérisés, conservation sur le long terme).

• Classement de fonds d’archives spécifiques (fonds clos, archives contemporaines).
• Production de plans de classement et arborescences pour l’archivage numérique.